How to get things done? (free printable)

My mornings start like this: I enter the office with my coffee in my hands and hit the „start“ button on my computer. As my computer is a little older I wait by the window with my coffee and watch the people wrapped in warm coats on their bikes getting their groceries done in the village. It is a peaceful moment before I hear the familiar sound of my computer that it started to boot. And then I open my little black book and a sound like this starts in my head:

https://www.youtube.com/watch?v=cyIxdOctioo

The „To Do“ list for the day needs to be made.

Do you know this feeling? You have so many things in your head that need to get done that you don’t know where to start. The things are getting noisier and right before your brain explodes you consider going back to bed and getting things done tomorrow instead. I had these moments a million times until I started the „brain clean out“. The brain clean out or brain dump means that you start with a list of everything that makes noises in your head. Write it down, make a list. No matter if it is for today, tomorrow or next summer. When it keeps you busy, then write it down. Don’t think about if it is for business or personal things, don’t think about the time frame when it needs to get done, just write everything down. Often these lists end up to look like this for me:

getting things done organize todo list jennifer hejna_0001

Scary isn’t? But the moment I wrote it all down I realize those noises get lower. Now that we have a mess of things that need to get done we have to start sorting these items.

I put these in the following categories:

Today: Personal and Businesss

This week: Personal and Business

This month:

Someday:

If you start sorting per priority and into the business and personal category you will recognize this hugeÂ list will get a lot more friendly to you. Your to do list for the day becomes clear and the best part is it doesn’t look scary but doable now.

getting things done organize todo list jennifer hejna_0002

Keep in mind: A to do list for the day shouldn’t have more than 5 items per category (business/personal) otherwise it will be impossible to accomplish and you wont have a good feeling at the end of the day. I know this is not always possible but try to keep it in mind when you create your list. If you have more items than start your list with those that have the highest priority or those that can be done quickly. The quicker you get some items checked of your list, the more motivated you get to get everything done!

And just because a to do list is even more fun when it looks pretty here is a free printable for your daily to dos!
Download: [download id=“42095″ template=“title“]

Happy planning!

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notebook: Moleskine pen: Lamy

How to get things done? (free printable)

Mein Tag fängt so an: Ich komme mit meiner Kaffetasse in der Hand ins Büro und drücke den „Start-Knopf“. Weil mein Computer schon etwas älter ist, stelle ich mich mit meinem Kaffee ans Fenster und beobachte die Menschen in ihren warmen Mänteln auf ihren Fahrrädern, wie sie ihre Einkäufe im Dorf erledigen. Es ist ein ruhiger Moment bevor ich das vertraute Geräusch meines hochfahrenden Computers höre. Dann öffne ich mein kleines schwarzes Buch und ein Geräusch wie dieses ist in meinem Kopf:

https://www.youtube.com/watch?v=cyIxdOctioo

Die „To Do“ Liste für den Tag muss geschrieben werden

Kennst du dieses Gefühl? Du hast so viele Dinge im Kopf die erledigt werden müssen, dass du nicht weißt wo du anfangen sollst. Die Dinge werden immer lauter und kurz bevor dir der Kopf platzt, überlegst du dir lieber wieder in dein Bett zu gehen und die Dinge morgen zu erledigen. Ich hatte diese Momente etwa 1 Millionen Mal. Bis ich mit dem „Brain clean out“ begann. „Brain clean out“ bedeutet, dass du eine Liste mit all den Dingen machst,Â die in deinem Kopf umherschwirren. Schreib sie einfach auf. Ganz egal, ob es für heute, morgen oder den nächsten Sommer ist. Wenn es dich beschäftigt,Â schreib es auf. Denke nicht darüber nach, ob es berufliche oder persönliche Dinge sind, denk nicht über den Zeitraum nach wann es erledigt sein sollte, sondern schreib es einfach auf. Oft sehen meine Listen hinterher ungefähr so aus:

getting things done organize todo list jennifer hejna_0001

Erschreckend oder? Aber in dem Moment in dem ich all diese Dinge aufgeschreibe werden die Geräusche wieder leiser. Weil es eine Menge Dinge sind, die erledigt werden müssen, sollten wir anfangen sie zu sortieren.

Dafür habe ich die folgenden Kategorien:

Heute: Persönlich und geschäftlich

Diese Woche: Persönlich und geschäftlich

Diesen Monat:

Irgendwann:

Wenn du die Dinge nach Priorität und in die Kategorien persönlich und geschäftlich einsortiert hast, wirst du feststellen, dass die Liste schon gar nicht mehr ganz so schlimm aussieht. Deine To-do Liste für den Tag wird übersichtlicher und das Beste ist, sie sieht nicht mehr erschreckend sondern machbar aus.

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Denke daran: Eine to-do-Liste für den Tag, sollte nicht mehr als 5 Punkte pro Kategorie (persönlich/geschäftlich) haben, denn sonst wirst du niemals alles auf der Liste schaffen und dadurch am Ende des Tages kein gutes Gefühl haben. Ich weiß, dass das nicht immer möglich sein wird , aber versuche beim Erstellen deiner Liste daran zu denken. Wenn du doch mehr Punkte auf der Liste haben solltest, dann beginne mit den Wichtigsten oder mit denen, die du schnelll erledigen kannst. Je schneller du die ersten Punkte der Liste abhaken kannst, umso höher wird deine Motivation für die anderen Punkte werden.

Und weil eine to-do Liste einfach mehr Spaß macht wenn sie dabei auch noch gut aussieht, kannst du dir hier gratis eine Liste für deine täglichen to-Dos herunterladen.
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Viele Spaß beim planen!

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